Правила заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Содержание:

Продолжаем начатую ранее тему про соблюдение ИП различных формальностей (статьи про кассовый аппарат при УСН и про налогообложение индивидуальных предпринимателей находятся здесь и здесь).

Законодатель приравнял индивидуального предпринимателя по своим правам и обязательствам к юридическим лицам. Это обозначает, что ИП должен вести кадровое делопроизводство. Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем является его обязанностью, закрепленной в статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Нормативная база

В своей работе кадровые работники используют:

- Трудовой кодекс Российской Федерации. Он действует с 2001 года, заменив собой КЗОТ. В него периодически вносятся уточнения;

- Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках». С ним были утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;

- Инструкция по заполнению трудовых книжек. Этот законодательный акт утвержден Правительством РФ 16 апреля 2003 года и является приложением к постановлению «О трудовых книжках».

Эти законодательные акты содержат все нормы, которые нужно знать при заполнении трудовой книжки индивидуальным предпринимателем.

Заполнение трудовой книжки при приеме работника

Когда работник заключает трудовой договор с индивидуальным предпринимателем, он передает ему трудовую книжку. В нее ИП записывает информацию о приеме сотрудника. Пункт 3 Правил устанавливает, что это должно произойти, если работник отработал пять рабочих дней и это место работы — основное.

А если сотрудник приступает к работе впервые? Запись о трудоустройстве может быть внесена в течение 7 дней. И индивидуальный предприниматель должен заполнить титульный лист книжки на основании предоставленных работником документов. Причем законодательство указывает, что заполнение первого листа трудовой должна происходить в присутствии сотрудника.

Эти данные заверяются подписями работника и предпринимателя, а так же печатью ИП.

Как внести сведения о работе у индивидуального предпринимателя?

ИП может руководствоваться третьим разделом Инструкции. При заполнении раздела «Сведения о работе» в заголовке указываются фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя полностью, а в скобках — фамилию и инициалы.

Ниже указывается следующее (п. 3. 1 Инструкции):

1 графа — порядковый номер записи;

2 графа — число, месяц и год, когда сотрудник принят на работу;

3 графа — сама запись о приеме. Здесь необходимо указать должность, профессию и квалификацию работника;

4 графа — дата и номер приказа, который является обоснованием записи.

Другие записи, например, о переводе или награждении заносятся аналогичным способом.

Бывают случаи, когда работодатель меняет личные данные. Например, женщина берет фамилию мужа. Это должно быть обязательно отражено в трудовой книжке.

При заполнении трудовой книжки следует обратить ваше внимание на то, что сокращать слова в документе нельзя.

Если при записи была допущена неточность, то ни в коем случае ее не нужно зачеркивать. Для исправления ошибки, указывается, что сведения под таким номером недействительны. Ниже под другим номером вноситься правильные сведения.

Как отразить в трудовой книжке увольнение работника?

Когда возникает такая ситуация, можно обратиться к пунктам 14 — 19 Правил. Запись в книжку вноситься в день прекращения трудового договора. А формулировка должна полностью совпадать с ТК РФ, как и текстом приказа об увольнении.

Когда сотрудник увольняется, то работодатель подписью и печатью ИП заверяет записи. Это может сделать лицо, которое отвечает за ведение таких документов. Не забудьте, что работник должен подписью подтвердить, что он ознакомлен с записями.

Индивидуальный предприниматель в день увольнения должен выдать трудовую книжку. Если это невозможно, то нужно отправить заказное письмо с уведомлением, где и когда получить.

Ответственность за ведение трудовых книжек

Законодатель предусмотрел ответственность за нарушение Правил. Индивидуальный предприниматель должен организовать работу с трудовыми книжками (п. 45 Правил): учитывать и хранить, вести и выдавать надлежащим образом. Если безответственно организовать этот процесс, то возможно наложение штрафа или приостановление деятельности.

Определены и последствия, если индивидуальный предприниматель не выдал трудовую книжку при увольнении работника. Работодатель будет возмещать сотруднику тот заработок, который работник не смог получить за время задержки (п. 35 Правил).

Внесение же некорректных записей в трудовую книжку может нанести моральный вред. И суд может обязать индивидуального предпринимателя его компенсировать.